Autohäuser, die ernsthaft ihr Unfallschadenmanagement professionalisieren wollen, müssen dieses digitalisieren – und zwar komplett, inklusive der externen Dienstleister. Und sie brauchen Profis an ihrer Seite – wie die carento Unternehmensgruppe.
Mit dem Statistikmodul des Schadenpartner24-Portals lassen sich mit wenigen Klicks viele wichtige Fragen, wie Anzahl an Schäden pro Jahr und Standort oder wie viele davon Kasko- oder Haftpflichtschäden sind, beantworten.
Mal Hand aufs Herz – verdienen Sie noch etwas mit der Reparatur von Unfallschäden? Diese Frage beantwortet in der Regel jede Werkstatt mit „Ja“ – ohne lange darüber nachzudenken. Aber wissen Sie zu jeder Zeit, was genau in Ihrem Betrieb in Bezug auf das Unfallschadenmanagement passiert? Wie viel Haftpflichtschäden beziehungsweise Kaskoschäden gerade in Ihrer Werkstatt repariert werden? Ob der einzelne Unfallschaden eine Rendite abgeworfen hat oder nicht oder wie viel Zeit zwischen dem Rechnungsversand und der Rechnungsbezahlung gelegen hat? Müssen Sie nur eine oder gar mehrere dieser vermeintlich einfachen Fragen mit „Nein“ beantworten, könnte es sein, dass Sie ein Problem haben – und das in einem Geschäftsbereich, der nach wie vor die Rendite Ihres Servicegeschäfts stark beeinflusst.
Das A und O beim Unfallschadenmanagement ist die Effizienz – und das betrifft alle Bereiche: die Prozesse in der Werkstatt, die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten, Sachverständigen und Mietwagenfirmen sowie den zahlungspflichtigen Versicherungen. Am besten ist es, wenn der gesamte Prozess elektronisch abgebildet wird und es eine zentrale Schadenakte gibt, aus der alle notwendigen Daten ersichtlich sind, und zwar für jeden, der mit dem Vorgang zu tun hat.
Die Wirklichkeit sieht leider in vielen Autohäusern anders aus: Mangelnde Transparenz und fehlende Kommunikation führen in den Betrieben immer wieder zu Prozessstörungen. Die Betriebe trennen sich nur ungern von alten, eingefahrenen Abläufen, arbeiten mit Kopien, von denen niemand mehr weiß, wo sie abgelegt wurden, Aufträge an externe Dienstleister werden manchmal noch per Fax versandt – so lässt sich dieses Geschäftsfeld nicht modern und effizient gestalten.
Für Abhilfe sorgt das Portal Schadenpartner24 von der carento Unternehmensgruppe. Hierüber lassen sich alle Prozessschritte in der Unfallschadenabwicklung digitalisieren und in einer zentral zugänglichen Schadenakte bearbeiten und sammeln – und das auf denkbar einfache Weise. Thomas Geissel, Geschäftsführer carento Unternehmensgruppe, beschreibt: „Unser Ansatz ist es, die Autohäuser dazu zu bringen, ihr komplettes Schadenvolumen in einem einzigen Werkzeug transparent zu verwalten – nur so lässt sich ein Geschäft dann auch tatsächlich auswerten.“
Alles in geordneten Bahnen
Die Vorteile des Schadenportals verdeutlicht das folgende Szenario: Ein Neukunde betritt die Reparaturannahme und möchte seinen Unfallschaden reparieren lassen. Der Serviceberater macht ein Foto des Fahrzeugscheins (über Pad oder Smartphone), welches die Fahrzeug- und Kundendaten direkt in einen neuen Schaden importiert. Der User sieht die Daten des Fahrzeugscheins auf seinem Bildschirm und kann nicht erkannte Daten ergänzen beziehungsweise verbessern. Danach sind noch einige wenige Angaben notwendig, wie Versicherung (die gängigen Versicherungen sind im System hinterlegt; fehlt die Schädigerversicherung, reicht auch das Kennzeichen seines Autos), Haftpflicht- oder Kaskoschaden, Kilometerstand, Fahrzeug geleast oder finanziert, Unfallort und Unfalldatum. Zudem die Anschrift, Rufnummer und E-Mail-Adresse des Kunden. Diese Angaben können bei Bestandskunden über entsprechende Schnittstellen auch aus den gängigen Dealer-Management-Systemen der Autohäuser gezogen werden.
Reparaturkostenübernahmeerklärung (RKÜ) – in der Regel also zwei bis drei Minuten. Mit der Schadenanlage generiert das Schadenportal die RKÜ automatisch. Jetzt kann der Serviceberater auch alle externen Dienstleister beauftragen. Ein weiterer Vorteil von Schadenpartner24 und gleichzeitig ein Alleinstellungsmerkmal: Das Autohaus kann im Portal jeden gewünschten externen Dienstleister hinterlegen. Sachverständigen, Rechtsanwälten, Lackierbetrieben und Mietwagenfirmen, mit denen das Autohaus schon lange zusammenarbeitet, wird der Zugang gewährt. Die Rechtsanwälte können die Schadenakte direkt mit ihrer Korrespondenz, die Sachverständigen mit ihrem Schadengutachten ergänzen. Auch Termine mit der Lackiererei lassen sich über das Portal steuern. Jeder Beteiligte hat immer einen kompletten Einblick in die Schadenakte und in die für den jeweiligen Dienstleister freigegebenen Dokumente und Informationen. Der Anwender sieht immer, wer in die Abwicklung des Schadens eingebunden ist. Alle Dokumente, wie RKÜ, Abtretungen und Vollmachten lassen sich elektronisch unterschreiben und können per E-Mail zur digitalen Unterschrift versendet werden.
Das Statistikmodul liefert alle wichtigen Kennzahlen über die verwalteten Schäden, ob als Gesamtbetrachtung oder als Betrachtung einzelner Standorte. Auch Werte hinsichtlich Schadenart oder ob Schäden mithilfe eines Rechtsanwalts oder Gutachters abgewickelt wurden, lassen sich mit wenigen Klicks abrufen.
Ist ein Schaden angelegt, generiert das System automatisch einen QR-Code, über den sich jeder Beteiligte in die entsprechende Schadenakte einloggen kann. Zudem wird für jeden Beteiligten und jeden Schaden eine eigene E-Mail-Adresse generiert, über die sich Dokumente direkt der richtigen Schadenakte zuordnen lassen. Darüber hinaus lässt sich zu jedem Dokument eine Lese- und Zugriffsberechtigung hinterlegen, das heißt, derjenige, der das Dokument einstellt, entscheidet, wer es sehen darf. Über das integrierte Nachrichtenmodul wird jeder Beteiligte unterrichtet, wenn es in der Akte neue Aktivitäten beziehungsweise Dokumente gibt. Über ein Ticketmodul kann man sich auch selbst Aufgaben stellen oder an externe Dienstleister delegieren.
Zudem gibt es einen Kalender mit einem teilautomatisierten Reparaturablaufplan. Die Betriebe müssen diesen nicht mehr händisch ausfüllen beziehungsweise sich die notwendigen Informationen aus den Akten zusammensuchen. Das Portal setzt auch die erfassten Daten, wie Unfalltag und Besichtigungsdatum, teilweise automatisch. Der Reparaturbetrieb kann aber auch alle Daten selbst eingeben, beispielsweise wann wurden die Ersatzteile bestellt und wann wurden sie geliefert? So befüllt sich der Ablaufplan Stück für Stück und kann abschließend direkt an den Anwalt oder die Versicherung gesendet werden.
